Vorstand und Verwaltungsrat des BSVH haben einen Leitfaden zum Umgang mit Anregungen und Beschwerden im Verein abgestimmt. Anlass war ein gemeinsamer Termin der beiden Gremien mit dem Satzungsexperten Johannes Köhn am 4. Mai 2022.

Beide Gremien sind sehr daran interessiert, dass sich alle im BSVH wohl fühlen und ernst genommen werden. Nur so kann der Verein seinen satzungsgemäßen Aufgaben auf Dauer gerecht werden. Dort, wo einmal Sand im Getriebe ist, wollen wir besser werden. Daher ist es für alle im BSVH wichtig, wie mit Anregungen und Beschwerden umzugehen ist. Konkret möchten die beiden Gremien von nun an wie folgt mit Anregungen und Beschwerden aus der Mitgliedschaft, dem Ehrenamt und dem Hauptamt verfahren:

Anregungen sind immer willkommen. Wenn Sie möchten, dass sich der Vorstand mit diesen befasst, richten Sie diese gern an ein Vorstands- oder Verwaltungsratsmitglied oder an den Geschäftsführer. In den monatlich stattfindenden Vorstandssitzungen gibt es den wiederkehrenden Tagesordnungspunkt „Anregungen und Beschwerden aus der Mitgliedschaft und Mitarbeiterschaft“. Hier werden dann auch Ihre Anregungen behandelt. Selbstverständlich kann hierbei leider nicht jede Anregung auch gleich umgesetzt werden. Dafür fehlen uns zum Teil finanzielle, personelle oder zeitliche Ressourcen. Aber Sie können sicher sein, dass wir jede Anregung ernst nehmen und als sehr wertvoll für die Weiterentwicklung des BSVH ansehen.

Sollte es Grund zur Beschwerde geben, empfehlen Vorstand und Verwaltungsrat Ihnen, sich zeitnah direkt an das Mitglied oder den Mitarbeiter / die Mitarbeiterin zu wenden, mit dem / der es eine Unstimmigkeit gibt. Häufig können Konflikte so schnell geklärt werden, ohne dass größere Spannungen entstehen. Wir erwarten von allen Seiten hierbei, dass Meinungsverschiedenheiten innerhalb des BSVH respektvoll, freundlich, ehrlich und nicht über Dritte ausgetragen werden.

Sollte das persönliche Klärungsgespräch zu keinem Ergebnis führen oder sollten Sie sich aus anderen Gründen nicht in der Lage sehen, ein direktes Gespräch mit dem jeweiligen Mitglied oder Mitarbeitenden zu führen, können Sie sich gern an eine Person Ihres Vertrauens aus Vorstand, Verwaltungsrat oder Geschäftsführung wenden. Diese wird sich von Ihnen den Sachverhalt schildern lassen und im Anschluss mit Ihnen festlegen, ob die Beschwerde vom Vorstand bearbeitet werden soll. Grundsätzlich ist der Vorstand für die Bearbeitung von Beschwerden zuständig. Der Verwaltungsrat kann diese nach unserer Satzung lediglich entgegennehmen. Damit sich der Vorstand mit Ihrer Beschwerde befassen kann, ist es zwingend erforderlich, dass diese nicht anonym erfolgt ist. Nur so ist der Vorstand in der Lage, zur Konfliktlösung beizutragen. Vorstand, Verwaltungsrat und Geschäftsführung haben das Recht, sich über Beschwerden miteinander auszutauschen. Der Vorstand kann sowohl den Verwaltungsrat wie auch zuständige Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter einbeziehen. Er kann den Konfliktparteien zudem Verfahren wie Supervision oder Mediation anbieten. Alle Gremienmitglieder und Mitarbeitenden sind aber gegenüber Dritten zu absoluter Verschwiegenheit verpflichtet. Außerdem muss die Beschwerde, damit sie bearbeitet werden kann, zwingend durch den Betroffenen selbst und nicht durch Dritte erfolgen.

Sollten Sie von Mitgliedern hören, dass diese sich über jemanden oder etwas im Verein beschweren, weisen Sie diese bitte auf die Möglichkeit hin, sich persönlich bei Vorstand, Verwaltungsrat oder Geschäftsführung beschweren zu können.

An dieser Stelle ist es Vorstand und Verwaltungsrat wichtig, zu betonen, dass bei der Bearbeitung einer Beschwerde und bei der Lösung eines Konfliktes im BSVH immer der Satzungszweck und das Wohl des Vereins die Leitschnur darstellen. Hierzu sind beide Gremien rechtlich verpflichtet. Einzelinteressen von Mitgliedern oder Mitarbeitenden müssen sich dem unter Umständen unterordnen.

Wir hoffen, mit diesem Leitfaden für mehr Transparenz im BSVH zu sorgen. Sollten Sie noch Fragen hierzu haben, stehen Ihnen Vorstand, Verwaltungsrat und Geschäftsführung gern zur Verfügung.