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Wie bleibt eine gewachsene Selbsthilfeorganisation wie der BSVH zukunftsfähig? Welche Herausforderungen gilt es zu bewältigen – intern wie extern? Warum braucht es dafür externe Beratung, und was genau passiert dabei eigentlich?

Diese und viele weitere Fragen erreichen den BSVH im Zusammenhang mit dem begonnenen Wandlungsprozess, in dem wir uns seit einiger Zeit befinden. Um transparent zu informieren, haben wir die häufigsten Fragen gesammelt und beantwortet. Die nun veröffentlichten FAQs geben einen kompakten Überblick über die Hintergründe, Ziele und das Vorgehen in diesem wichtigen Veränderungsprozess.

Sollten darüber hinaus noch Fragen offenbleiben, freuen wir uns über Hinweise und Anregungen – die FAQs werden fortlaufend ergänzt.

Warum ist es wichtig, dass sich der BSVH einem Wandlungsprozess unterzieht, um zukunftsfähig zu bleiben?

Den BSVH gibt es seit 1909. In dieser Zeit war der Verein immer wieder in der Situation, sich neuen Anforderungen anzupassen und Herausforderungen zu bewältigen. Sei es durch die Öffnung für sehbehinderte Menschen und der damit verbundenen Anpassung des Vereinsnamens 1997 oder der Öffnung für Augenpatient*innen 2018 oder den großen Herausforderungen während der Corona-Pandemie.

Die Anforderungen an uns als gemeinnützige Organisation verändern sich stetig und stellt uns in immer schnellerem Tempo vor neue Herausforderungen. Um bei all den Herausforderungen weiter unsere Aufgabe für unsere Mitglieder möglichst gut zu erfüllen, ist es sinnvoll, einmal innezuhalten und zu prüfen, was wir brauchen und was nicht mehr, und was wir besser machen können und was unseren Mitgliedern zukünftig am meisten nutzt.

Was sind die Herausforderungen?

Der BSVH steht aktuell vor großen Herausforderungen, die vielfältiger Natur sind. Extern wirken gestiegene Kosten und sinkende Fördermittel zunehmend belastend, was zu einem erhöhten Spardruck führt. Gleichzeitig nehmen Verwaltungsaufwand und bürokratische Anforderungen stetig zu, ohne dass mehr Personal zur Verfügung steht – was eine hohe Belastung für die bestehenden Teams bedeutet.

Hinzu kommt, dass sich die Struktur der Mitgliedschaft verändert: Die Bedürfnisse und Ansprüche der Mitglieder und Ratsuchenden sind heute vielfältiger, individueller und anspruchsvoller als früher. Auch das gesellschaftliche Umfeld wandelt sich – es gibt mehr Inklusion und technologische Entwicklungen wie Digitalisierung und Künstliche Intelligenz eröffnen neue Möglichkeiten, stellen aber auch neue Anforderungen. Politisch erleben wir eine zunehmend volatile Lage, was auch unsere Arbeit in der Interessenvertretung herausfordert.

Eine zusätzliche Schwierigkeit ist die allgemein sinkende Bereitschaft, sich langfristig und verbindlich ehrenamtlich zu engagieren – wenngleich der BSVH viele positive Ausnahmen kennt. All diese Faktoren machen eine strategische Weiterentwicklung notwendig.

Intern hat der BSVH über die Jahre gewachsene Strukturen und Abläufe, die nun gezielt auf den Prüfstand gestellt werden. Ziel ist es, Prozesse zu optimieren, Ressourcen effizienter einzusetzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – nämlich den größtmöglichen Mehrwert für die Mitglieder zu schaffen. Das bedeutet auch, Aufgaben besser zu verteilen, mehr Klarheit zu schaffen, wer was tut oder tun sollte, und neue, passgenaue Angebote für heute und morgen zu entwickeln. Dabei geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch um Wirksamkeit – und darum, gemeinsam als starke Selbsthilfeorganisation in die Zukunft zu gehen.

Wozu braucht der BSVH dabei eine Beratungsagentur?

Der BSVH hat sich entschieden, bei der Weiterentwicklung seiner Strukturen und Arbeitsweisen mit einer externen Beratungsagentur zusammenzuarbeiten – und das ganz bewusst. Denn so gut und sinnvoll vieles ist, was wir über Jahre hinweg aufgebaut haben: Wer lange auf eine bestimmte Weise arbeitet, übersieht mitunter neue, bessere Wege. Und oft fehlt im vollen Alltag schlicht die Zeit, sich grundlegend und zukunftsorientiert mit sich selbst zu beschäftigen.

Genau hier setzen externe Beraterinnen und Berater an. Sie helfen uns dabei, diesen wichtigen Prozess strukturiert und kontinuierlich anzugehen. Sie bringen einen frischen, unverstellten Blick von außen mit, erkennen Dinge, die für uns längst selbstverständlich geworden sind – und hinterfragen sie.

Darüber hinaus verfügen sie über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen Organisationen und können uns konkrete Impulse und praxiserprobte Ansätze an die Hand geben. Dabei nehmen sie eine neutrale Rolle ein, die es ihnen ermöglicht, unterschiedliche Perspektiven zusammenzubringen, offen zu kommunizieren und auch kritische Themen klar zu benennen.

Kurz gesagt: Die Beratungsagentur ist nicht Teil des Systems – genau das macht sie wertvoll. Sie bringt Expertise in Organisationsentwicklung mit, unterstützt uns darin, die richtigen Fragen zu stellen und begleitet uns dabei, die passenden Antworten für den BSVH von morgen zu finden.

Warum die Heldenrat GmbH?

Die Berater*innen von Heldenrat verbinden in ihrer Arbeit seit vielen Jahren Wirtschaft und Soziales, kennen sich also in unserem sozialen Umfeld aus und haben konkrete Erfahrungen aus ähnlichen Organisationen wie unserer. Wir müssen die Besonderheiten und Herausforderungen nicht groß erklären und können von Ideen und Erkenntnissen anderer profitieren und unseren eigenen individuellen Weg entwickeln.

Welche Ziele hat der BSVH?

Am Anfang hatten wir sehr viel vor und haben nach den ersten Gesprächen mit Birgit und Tom von der Heldenrat GmbH herausgearbeitet, was es eigentlich für den BSVH heißt, zukunftsorientiert aufgestellt zu sein. Also welche Voraussetzungen wir erfüllen müssen, um uns optimal aufzustellen.

Dabei wurde deutlich: Wir müssen sicherstellen, dass unsere Strukturen und Arbeitsweisen effizient sind und Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden. Die Möglichkeiten der Digitalisierung sollen konsequent genutzt werden – sowohl zur Entlastung im Arbeitsalltag als auch zur Verbesserung unserer Angebote. Das Ehrenamt muss weiterhin eine tragende Säule des Vereins bleiben und gezielt gestärkt werden. Zugleich braucht es neue und zeitgemäße Wege, um Mitglieder zu gewinnen und langfristig zu binden.

Auch die finanzielle Stabilität des Vereins muss dauerhaft gewährleistet sein. Wichtig ist zudem, die Balance zu halten zwischen unserer Rolle als Selbsthilfe- und Interessenvertretung einerseits und als Anbieter von Dienstleistungen andererseits. Die Perspektiven und Interessen der betroffenen Menschen müssen dabei immer im Mittelpunkt stehen – nicht nur formal, sondern spürbar.

Darüber hinaus brauchen wir ein klares gemeinsames Verständnis unserer Rolle als Verein in Zeiten von Inklusion: Wo positionieren wir uns, wo gestalten wir mit? Und nicht zuletzt müssen wir in der Lage sein, zu den Bedürfnissen und Fragen unserer Zielgruppen verlässlich und fundiert Auskunft zu geben – intern wie extern.

Das erreichen wir, indem wir uns auf unseren Kern konzentrieren und unsere Aufgaben klar priorisieren. Entscheidungen sollen sowohl flexibel als auch strukturiert getroffen werden können, um handlungsfähig zu bleiben und zugleich Verlässlichkeit zu schaffen. Das Ehrenamt soll attraktiv und sinnvoll gestaltet sein, sodass Engagement möglich, wirksam und motivierend bleibt. Im Hauptamt braucht es dafür klare, transparente Arbeitsprozesse, die Orientierung geben und eine gute Zusammenarbeit ermöglichen.

Wie wurden die Themen identifiziert? Wer war in diesen Prozess eingebunden?

Es hat sich ein entscheidungskräftiges kleines Team gefunden, das den Prozess insgesamt steuert.

Die Berater*innen Birgit und Tom von der Heldenrat GmbH haben vorab reichlich Informationen bekommen und durchgesehen und fünf Einzelinterviews geführt, um eine Idee zu bekommen, wie wir ticken.

Dann wurden fünf Gruppen aus verschiedenen Arbeitsbereichen gebildet, die für ihren jeweiligen Bereich in einem ersten Workshop gesammelt haben, welche Prozesse es gibt und beispielhaft für 1-3 Prozesse ins Detail gegangen sind. Dabei haben wir insbesondere sogenannte Schmerzpunkte herausgearbeitet. Also: was nervt, läuft nicht, ist unklar, hält uns auf.

In einer zweiten Workshoprunde haben die fünf Teams dann überlegt, wie es besser laufen könnte. Was brauchen wir unbedingt? Was brauchen wir nicht mehr? Was brauchen wir, aber anders? Wie lösen wir die Schmerzpunkte?

Zusätzlich wurde auf dem Ehrenamtstagung ein Workshop mit den ehrenamtlich Engagierten geführt, die auch zu verschiedenen Fragen ihre Meinung und Ideen eingebracht haben.

Alle Ideen, Verbesserungsvorschläge und Beobachtungen wurden gesammelt, gebündelt und in einer übersichtlichen Liste zusammengefasst. So entstand eine klare Darstellung der wichtigsten Prozesse und Optimierungsmöglichkeiten. Um dabei den Überblick zu behalten und die Veränderungen Schritt für Schritt umsetzen zu können, wurde ein pragmatisches Vorgehen entwickelt. Ein kleines Team hat damit begonnen, dieses Vorgehen in der Praxis zu erproben und erste Erfahrungen zu sammeln. Die ersten sichtbaren Ergebnisse lassen sich zum Beispiel im neuen Organigramm auf unserer Website erkennen. Nach und nach werden nun weitere Personen und Teams einbezogen, um den Veränderungsprozess gemeinsam voranzubringen.

Mit der Entscheidung für ein agiles Vorgehen schlagen wir gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe: Wir verbessern nicht nur einzelne Abläufe, sondern schaffen eine dauerhafte Struktur für kontinuierliche Weiterentwicklung. Das sorgt für mehr Transparenz, macht Mitgestaltung möglich und fördert das Engagement aller Beteiligten. Gleichzeitig können sich alle aktiv Mitarbeitenden in die Zukunftsgestaltung ihres jeweiligen Bereichs einbringen. So entsteht eine lebendige, flexible Arbeitsweise, die uns hilft, auch langfristig beweglich und handlungsfähig zu bleiben.

Warum diese Teams?

Am liebsten hätten wir alle mit eingebunden, das wäre aber zu groß und unübersichtlich geworden. Wir haben versucht, eine gute Bandbreite über alle Bereiche abzudecken und eine vielfältige Perspektive einzubinden. Das heißt nicht, dass wir uns nur um diese Themen kümmern, sondern nach und nach werden wir überall optimieren, wo es gut und sinnvoll ist, aber dafür brauchen wir noch etwas Zeit und mehr Erfahrung. Falls es etwas gibt, dass euch ganz akut unter den Nägeln brennt, meldet euch gerne bei uns unter heldenrat@bsvh.org und wir bauen es mit ein.

Wann hat der BSVH damit angefangen und wie lange dauert der Prozess?

Begonnen haben die ersten Überlegungen schon 2023, die Beratung startete im Mai 2024 und in der Umsetzung sind wir seit Mai 2025. Das klingt lange, aber wir haben gelernt, dass das normal ist. Schließlich verändern wir nicht nur ein paar Formulare, sondern auch die Art, wie wir Arbeiten und Denken und uns miteinander austauschen. Und wie lange das noch dauert? Also eigentlich hört es nicht auf, denn da immer neue Herausforderungen und Veränderungen von außen oder innen kommen, wollen wir uns auch immer wieder anpassen und weiter besser aufstellen.

Welche Bereiche betrifft der Umsetzungsprozess?

Alle, es ist, wie schon beschrieben, ein Prozess, der unsere gesamte Organisation betrifft. Wenn man an einer Stelle etwas ändert, hat das häufig auch Einfluss auf andere Bereiche. Und so arbeiten wir uns voran.

Wie gehen wir vor?

Es gibt einiges, was wir verbessern möchten, allerdings schaffen wir nicht alles auf einmal, das Tagesgeschäft muss auch laufen. Daher haben wir alle Optimierungsideen gesammelt und priorisiert: was bringt jetzt im Moment den größten Mehrwert für alle? Und um das kümmern wir uns dann in 6 Wochen, das nennt man Sprint. Am Ende dieser Zeit schauen wir, was wir geschafft haben, fragen nach Feedback zum Ergebnis und priorisieren dann wieder neu für die nächsten sechs Wochen im nächsten Sprint.

Warum ist dieses Vorgehen der richtige Weg?

Das, was wir aktuell umsetzen, nennt sich ein „agiles Vorgehen“. Wer schon einmal in Projekten oder im IT-Bereich gearbeitet hat, kennt den Begriff vielleicht. Unser Beratungs-Team von Heldenrat hat uns diesen Ansatz empfohlen, weil er viele Vorteile mit sich bringt und einige unserer bisherigen Herausforderungen gezielt angeht.

Agiles Arbeiten bedeutet vor allem: Wir kommen schnell zu konkreten Ergebnissen. Schon nach wenigen Wochen haben wir ein erstes, greifbares Resultat – es handelt sich also nicht um einen endlosen Prozess ohne Ziel. Außerdem beziehen wir gezielt die Menschen ein, die von Veränderungen betroffen sein könnten. Ihre Perspektiven fließen von Anfang an in die Überlegungen ein, was die Umsetzung deutlich besser und tragfähiger macht.

Ein weiterer Vorteil: Das agile Vorgehen berücksichtigt, dass sich unser Umfeld ständig verändern kann – sei es durch neue gesetzliche Vorgaben, veränderte Kostenstrukturen, personelle Wechsel oder neue Bedarfe. Wir bleiben dadurch flexibel und können schneller reagieren. Alle, die mitarbeiten, richten sich dabei an einer gemeinsamen Vision aus, dürfen zunächst eigenverantwortlich Entscheidungen treffen und diese später auf Basis von Rückmeldungen anpassen.

So entsteht ein dauerhafter Prozess der Weiterentwicklung, der uns nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft dabei unterstützt, uns gut und zeitgemäß aufzustellen.

Was sind die ersten Erfahrungen und Erkenntnisse mit dem Vorgehen?

Wir mussten uns auch erstmal einfinden in das noch ungewohnte Vorgehen, ein paar neue Begriffe lernen und etwas umdenken.

Wir haben z.B. gelernt, dass agiles Vorgehen ein gemeinsamer Lernprozess ist und wir uns von Perfektionismus verabschieden müssen. Lieber ein kleines, aber fertiges Ergebnis zu einem festen Zeitpunkt (also nach 6 Wochen), als ein perfektes, das nie fertig wird. Ein gleichmäßiger Rhythmus ist wichtig.

Durch schnelles Feedback wird das Ergebnis besser bei weniger Aufwand.

Besser nur auf eine Aufgabe konzentrieren und die fertig bringen als zu viel auf einmal vornehmen

Wie kann ich weitere Infos bekommen?

Wir informieren unsere ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über unseren BSVH-intern Newsletter. Darüber hinaus halten wir Sie in allen Ausgaben unserer Mitgliederzeitschrift „Augenblick mal…!“ auf dem Laufenden. Haben Sie darüber hinaus Fragen, schreiben Sie diese gerne an heldenrat@bsvh.org.

Wieweit betrifft mich das jetzt im Haupt- und Ehrenamt?

Im Moment und in deiner Hauptarbeit bleibt die Art erstmal wie bisher. Wenn wir an einem Thema arbeiten bzw. eine der Optimierungen, die wir aus den Workshops haben, die dich und deine Arbeit betrifft, dann kommen wir auf dich zu und schauen gemeinsam, wie wir das angehen, wen wir dazu brauchen, was zu tun ist und was wir realistischerweise dazu in den nächsten sechs Wochen schaffen können.

Was habe ich als Mitglied davon?

Unsere Mitglieder und die Ratsuchenden stehen im Mittelpunkt, sie sind diejenigen, für die wir arbeiten, bzw. ihre Selbsthilfe unterstützen und fördern.

Durch die Optimierungen möchten wir insgesamt Strukturen schaffen, die besser, klarer und verständlicher sind. Und wir wollen einen Kern, die Beratungsprozesse, für ein optimales Aufwand-Nutzen-Verhältnis gestalten.

Bereits mit dem agilen Vorgehen, das wir zur Optimierung nutzen, richten sich die Teams noch stärker auf die Bedürfnisse der Mitglieder aus und beziehen sie stärker mit ein. Ganz konkret im den Umsetzungszeiträumen von 6 Wochen. Immer am Ende lädt das Team die sogenannten Kunden des Prozesses ein und bitten um Feedback für das, was erarbeitet wurde. Wer das ist, hängt davon ab, um was für eine Optimierung es sich handelt. Dieses Feedback berücksichtigen wir dann beim weiteren Vorgehen. So stellen wir sicher, dass wir auch das anbieten, was sich die Mitgliedschaft insgesamt wünscht.

Warum wir nicht auf alle Wünsche eingehen?

Wir haben nur begrenzte Zeit und Ressourcen und können nicht alles auf einmal umsetzen, daher prüfen wir immer wieder neu: was bringt nach jetzigem Stand den größten Mehrwert für die Organisation? Das kann sich immer wieder ändern durch z.B. äußere Einflüsse, interne Veränderung, das Leben halt. Genau dafür ist die Methode so hilfreich, sich immer auf das Wichtigste zu konzentrieren und in kleinen Schritten aber stetig vorzugehen, so dass wir irgendwann vielleicht alle Wünsche umsetzen.